Digitale Barrierefreiheit in der Verwaltung: PDF, Website etc.
Inhalt
Die Angaben zu einzelnen Schritten beziehen sich auf Microsoft-Programme. Wir haben Leitfäden, Checklisten und Tools ausgewählt, die nach unserer Einschätzung besonders hilfreich sind. Diese Auswahl erfolgte ohne eine umfassende Prüfung aller verfügbaren Alternativen. Hinweise auf weitere Tools oder Anpassungsvorschläge nehmen wir gerne entgegen: info@agile.ch.
Alle digitalen Formate
Relevant für Menschen mit Sehbehinderungen, die eine Bildschirmlupe verwenden
So erreichen Sie Barrierefreiheit
- Grössere und klare (serifenlose) Schriftarten (Arial, Helvetica, Verdana usw.)
- Kontrastreiche Farben
- Einfaches Layout ohne viele visuelle Ablenkungen
Ressourcen & Tools
leserlich.info (weitere Informationen zum inklusiven Kommunikationsdesign)
Word-Dateien
Relevant für Menschen mit Sehbehinderungen, die einen Screenreader verwenden
Wichtig
- Verwenden Sie wenn möglich Word- statt PDF-Dateien. Word-Dateien sind zugänglicher für Menschen mit Sehbehinderungen, da die barrierefreie Aufbereitung von PDFs oft Spezialwissen erfordert.
- Lassen Sie die Dokumente wenn immer möglich auch von Menschen mit Sehbehinderungen kontrollieren oder fragen Sie nach, ob zum Beispiel Alt-Texte verständlich sind.
So erreichen Sie Barrierefreiheit
- Barrierefreiheits-Prüffunktion aktivieren («Barrierefreiheit untersuchen» oder «Barrierefreiheit überprüfen» in gängiger Software oder über spezifische Add-ins mit erweiterten, detaillierteren Prüffunktionen)
- Problembeschreibungen anklicken (Randleiste), Probleme beheben
Speziell zu beachten: Einige Formatierungen sollten vermieden oder angepasst werden, da sie von Screenreadern schwer interpretierbar sind. Wichtig zum Beispiel:
- Formatvorlagen nutzen, damit der Screenreader im Text navigieren kann (Titel, Kapitel, Verzeichnisse, Listen usw.)
- Wenige oder sehr kontrastreiche Farben verwenden
- Serifenlose Schriftarten nutzen (Arial, Helvetica, Verdana, Tahoma usw.)
- Kopf- und Fusszeilen vermeiden bzw. keine wichtigen Informationen darin platzieren
- Alt-Texte: Aussagekräftige Alternativtexte zu Bildern, Grafiken, Textfeldern und Tabellen hinzufügen und alles, was ohne inhaltliche Bedeutung ist, als «dekorativ» markieren
- Tabellen sparsam verwenden; falls nötig:
- Maschinell formatieren (unter «Tabellenentwurf»): erste Zeile als Kopfzeile, Ergebniszeilen, erste Spalte usw.
- Alternativtext und Tabellenbeschriftung hinzufügen
- Keine Zellen verbinden
- Klare Linkbezeichnungen und «Quickinfos» hinzufügen mit einer knappen, aussagekräftigen Information zum Link
- Abkürzungen vermeiden
- Metadaten zum Dokument hinzufügen (mindestens einen aussagekräftigen Titel) (über «Datei»/«Informationen»/«Eigenschaften»)
Ressourcen & Tools
- ICT-Accessibility: Accessibility Plug-ins (kostenloses Add-in, erhältlich in DE, FR, EN und IT) für MS Word und PowerPoint 2010–2016)
- axesWord (kostenpflichtiges Add-in für Microsoft Word, das die Erstellung von barrierefreien Dokumenten in Word unterstützt und daraus barrierefreie PDF-Dokumente gemäss PDF/UA generiert) (Download kostenlose Demoversion)
- Barrierefreie Word-/PDF-Dokumente (EBGB) mit weiteren Hinweisen zur Word-Formatierung
- Microsoft-Support (barrierefreie Word-Dokumente)
PDF-Dateien
Relevant für Menschen mit Sehbehinderungen, die einen Screenreader verwenden
Wichtig
- Verwenden Sie wenn möglich Word- statt PDF-Dateien. Word-Dateien sind zugänglicher für Menschen mit Sehbehinderungen, da die barrierefreie Aufbereitung von PDFs oft Spezialwissen erfordert.
- Lassen Sie die Dokumente wenn immer möglich auch von Menschen mit Sehbehinderungen kontrollieren oder fragen Sie nach, ob zum Beispiel Alt-Texte verständlich sind.
So erreichen Sie Barrierefreiheit
Word-Dokument wie oben beschrieben vorbereiten, dann «Exportieren» (nicht «als PDF drucken»), danach «PDF/XPS-Dokument erstellen» anklicken und vor dem Exportieren unter «Optionen»:
- «Textmarken erstellen mithilfe von Überschriften»
- «Dokumentstruktur-Tags für Barrierefreiheit» zur Kennzeichnung weiterer Strukturelemente (oder je nach Programm: «PDFs mit Tags erzeugen» oder ähnlich)(siehe Blinden- und Sehbehindertenverband Österreich)
Ressourcen & Tools
- Weitere Informationen siehe Barrierefreie Word-/PDF-Dokumente (EBGB)
- Accessibility Checker 2024 (axes4 GmBH) (kostenloser Download)
E-Mails
Relevant für Menschen mit Sehbehinderungen, die einen Screenreader verwenden
So erreichen Sie Barrierefreiheit
- Verwendung von HTML-Formatierung anstelle von reinen Text-E-Mails
- Möglichst keine bzw. nur barrierefreie Dateien anhängen
- Aussagekräftige Linktexte verwenden
Excel & PowerPoint
Relevant für Menschen mit Sehbehinderungen, die einen Screenreader verwenden
Ressourcen & Tools
- Checkliste für barrierefreie Excel-Tabellen (Landeskompetenzzentrum Barrierefreie IT Hessen)
- Microsoft-Support zu barrierefreien Excel-Tabellen oder zu barrierefreien PowerPoint-Präsentationen
Audioversionen von Texten
Relevant für Menschen mit Seh- und Lesebehinderungen
So erreichen Sie Barrierefreiheit
Umwandlung von Texten in Audioversionen. Diese sind vor allem nützlich für Personen, die keinen Zugang zu Screenreadern haben oder die Schwierigkeiten mit dem Screenreader haben bzw. aus Komfortgründen. Audioversionen sind einfacher zu nutzen, die Klangqualität und die Aussprache sind klarer und erleichtern so das Verständnis.
Für die Erstellung von Audioformaten braucht es ein entsprechendes Softwareprogramm (zum Beispiel Adobe Audition CC).
Websites & Apps
Allgemein relevant
So erreichen Sie Barrierefreiheit
Einfügung einer regelmässig aktualisierten und leicht auffindbaren Erklärung zur Barrierefreiheit in maschinenlesbarem Format auf Websites und in Apps (siehe Verein eCH).
Ressourcen & Tools
- Accessibility-Checkliste für Livingdocs (Erstellung von Web-Inhalten) (EBGB)
- Testung der Barrierefreiheit von Websites und Apps: Stiftung Zugang für alle
Relevant für Menschen mit Sehbehinderungen, die einen Screenreader verwenden
So erreichen Sie Barrierefreiheit
- Klare Benennung aller Elemente auf Websites oder Apps, sodass eindeutig ersichtlich ist, wozu sie dienen (zum Beispiel wohin ein Link führt oder welche Funktion ein Button oder Eingabefeld hat)
- Ausreichende Kontraste und gut lesbare Schriftgrössen
Ressourcen & Tools
Checkliste für HTML (Landeskompetenzzentrum Barrierefreie IT Hessen)
Relevant für Menschen mit kognitiven Behinderungen
So erreichen Sie Barrierefreiheit
Einfach verständliche und gut strukturierte Texte, übersichtliche Seitenstrukturen und Leichte Sprache
Ressourcen & Tools
Leitfaden «Einfach surfen» von insieme
Online-Anträge
Relevant für Menschen mit Sehbehinderungen
So erreichen Sie Barrierefreiheit
Angebot von webbasierten Online-Anträgen anstelle von PDFs
Relevant für Menschen mit körperlichen und kognitiven Behinderungen
So erreichen Sie Barrierefreiheit
Verlängerung des vorinstallierten Zeitlimits für die Ausfüllung der Online-Anträge bei Bedarf – zum Beispiel benötigen Menschen mit Körper- oder kognitiven Behinderungen oft mehr Zeit, um Online-Formulare auszufüllen.
Videokonferenzen & Online-Besprechungen
Relevant für Menschen mit Sehbehinderungen
So erreichen Sie Barrierefreiheit
- Nutzung eines Systems, das über eine Screenreader-Software mit Sprach- und/oder Braille-Ausgabe zugänglich ist und hinsichtlich Schrift und Kontrasten barrierefrei gestaltet ist (viele bevorzugen Zoom, generell wichtig: grosse kommerzielle Anbieter – eher aus westlichen Ländern – nutzen)
- Vorgängige Abklärung bei sehbehinderten Personen, ob sie das zur Verfügung stehende Online-Besprechungsprogramm (Zoom, MS Teams usw.) bedienen können und über die allfällig benötigte Screenreader-Software verfügen
- Vorgängige Bereitstellung von barrierefreien Präsentationen
- Verwendung der Chatfunktion mit Bedacht, wenn gleichzeitig gesprochen und präsentiert wird. Nachrichten im Chat sollten vorgelesen bzw. zusammengefasst werden. Geschätzt wird auch, wenn der Chatverlauf im Anschluss an das Gespräch oder die Veranstaltung den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt wird.
Ressourcen & Tools
Weitere Informationen zu Videokonferenzen siehe die Website des Deutschen Blinden- und Sehbehindertenverbands, die auch weitere Handreichungen unter anderem zu erweiterten Funktionen bei Zoom, Teams und Webex bereithält.
Relevant für Menschen mit Hörbehinderungen
So erreichen Sie Barrierefreiheit
Nutzung einer der folgenden Möglichkeiten für Online-Besprechungen:
- Live-Schreibchat (etwa über MS Teams, Zoom oder spezialisierte Chatdienste)
- Reine Textvermittlung über den Livechat oder Beizug von Gebärdensprachdolmetschenden
- Live-Untertitelung (in Absprache mit/auf Wunsch der betreffenden Person, da die Genauigkeit (bisher) je nach Dienst variieren kann)
Ressourcen & Tools
- Vermittlung zum Beispiel über Procom
- Automatische Live-Untertitelung:
- Live-Untertitelung bietet auch Pro Audito Schweiz
Videos
Allgemein relevant
So erreichen Sie Barrierefreiheit
Barrierefreie Erreichbarkeit und Bedienbarkeit (Einbindung) der Videos auf Websites – das heisst, die Videos sollten über einen aussagekräftigen, beschreibenden Titel in der HTML-Komponente sowie einen sinnvollen Alt-Text verfügen, wenn sie in eine Website eingebettet werden (siehe Kanton Zürich).
Relevant für Menschen mit Sehbehinderungen
So erreichen Sie Barrierefreiheit
Audiodeskription von Videos. Dafür braucht es eine entsprechende Software, zum Beispiel Adobe Audition.
Ressourcen & Tools
- Weitere Informationen siehe Faktenblatt «Audiodeskription von Videos» (EBGB)
- Aufträge für Audiodeskriptionen zum Beispiel bei SWISS TXT
Relevant für Menschen mit Hörbehinderungen
So erreichen Sie Barrierefreiheit
- Untertitel: Eine Untertitelung kann selbst erstellt oder beauftragt werden, siehe Ressourcen & Tools.
- Gebärdensprache: Videos in Gebärdensprache gewährleisten ein besonders hohes Mass an Barrierefreiheit für Menschen mit Hörbehinderungen, die mit Gebärdensprache kommunizieren. Ein gutes Beispiel sind die Gebärdensprachvideos der Stadt Bern.
Ressourcen & Tools
- Untertitelung (Checklisten für die Selbsterstellung):
- Zum Beispiel die kostenfreien Online-Untertitel-Editoren hier: Untertitelung (BIK für Alle)
- Empfehlungen für Untertitelung von Videos (ETH Zürich)
- Untertitelung von Videos (EBGB)
- Aufträge zur Untertitelung oder für Videos in Gebärdensprache zum Beispiel bei SWISS TXT
- Weitere Informationen zur Gebärdensprache: Leitfaden Gebärdensprache (EBGB)
Fazit
Digitale Barrierefreiheit ist für die öffentliche Verwaltung nicht nur gesetzliche Verpflichtung, sondern ein zentraler Beitrag zu echter digitaler Teilhabe. Sie ermöglicht Menschen mit Behinderungen den gleichberechtigten Zugang zu Informationen, Online‑Diensten und Kommunikation.
Die wichtigsten Schritte – von klar strukturierten Word‑Dokumenten über barrierefreie PDFs bis hin zu zugänglichen Websites, Online‑Anträgen und Videokonferenzen – lassen sich mit erprobten Methoden und einfach verfügbaren Tools umsetzen.
Entscheidend ist dabei ein konsequenter Fokus auf verständliche Inhalte, saubere Strukturierung, ausreichende Kontraste, klare Benennungen sowie ergänzende Formate wie Audiodeskription oder Untertitel.
Barrierefreiheit ist kein einmaliges Projekt, sondern ein kontinuierlicher Prozess, der durch regelmässige Tests, Rückmeldungen betroffener Personen und den Einsatz passender Hilfsmittel stetig verbessert wird.
Wer diese Punkte berücksichtigt, schafft digitale Angebote, die für alle nutzbar, inklusiv und zukunftsfähig sind – und erleichtert damit auch die tägliche Arbeit in der Verwaltung.
Möchten Sie Ihr Amt, Ihre Behörde oder Ihren Dienst auch in anderen Bereichen zugänglicher machen? In unserem Leitfaden für eine barrierefreie Verwaltung finden Sie viele Informationen dazu.